No todas las empresas están obligadas a inscribirse; la obligación depende del tipo de actividad que realices. Por eso, es esencial que conozcas que tener en cuenta respecto al Registro sanitario.
Este registro, gestionado por la Agencia Española de Seguridad Alimentaria y Nutrición (AESAN), es esencial para garantizar la legalidad, trazabilidad y seguridad en la cadena alimentaria. Sin embargo, muchas empresas lo desconocen, se inscriben con claves incorrectas o ni siquiera exigen este requisito a sus proveedores.
¿QUÉ ES EL RGSEAA Y POR QUÉ ES TAN IMPORTANTE?
El RGSEAA (Registro General Sanitario de Empresas Alimentarias y Alimentos) es un registro de ámbito nacional obligatorio para empresas alimentarias que desarrollan actividades no minoristas: fabricación, importación, distribución, almacenamiento o comercialización de alimentos o materiales en contacto con ellos.
¿PARA QUÉ SIRVE?
- Permitir a las autoridades localizar productos o empresas ante una alerta sanitaria.
- Permitir a las autoridades sanitarias identificar, inspeccionar y controlar las empresas del sector alimentario.
- Otorgar una identificación única que puede ser solicitada por clientes, distribuidores o administraciones públicas.
- Asegurar la seguridad alimentaria y trazabilidad en todo el proceso. Asegura que los alimentos comercializados cumplen con los requisitos de higiene y seguridad.
¿QUIÉN ESTÁ OBLIGADO A INSCRIBIRSE?
La inscripción es obligatoria para las siguientes actividades:
🏭 Fabricantes y transformadores de alimentos y bebidas.
🌍 Importadores del sector alimentario y de materiales en contacto con alimentos.
🏬 Almacenes logísticos y distribuidores.
🚚 Empresas de transporte de alimentos.
🛒 Comerciantes online de alimentos si no operan como comercio minorista (ver excepciones)
📦 Empresas que fabrican materiales en contacto con alimentos.
🛍️ Minoristas inscritos a nivel autonómico que suministren fuera de la comunidad autónoma y/o importen producto de fuera de la UE.
EXCEPCIONES
Existen actividades exentas de la inscripción en el RGSEAA que tendrán que ser autorizadas solo a nivel autonómico (por ejemplo, el Registro en ámbito catalán es el RSIPAC, Registre Sanitari d’Indústries i Productes Alimentaris de Catalunya) o a través de autorizaciones municipales:
🛍️ Establecimientos minoristas que suministren alimentos de producción propia y productos de origen animal a otros establecimientos minoristas de distinta titularidad y/ o municipio, no se inscriben en el RGSEAA, sino en los registros autonómicos.
🏠 Las instalaciones que ofrecen servicios de restauración colectiva social (como escuelas, empresas, hospitales, residencias geriátricas, centros penitenciarios, centros para personas con discapacidad, guarderías, casas de colonias…), no se registran en el RGSEAA, sino en los registros autonómicos.
🛍️ Los establecimientos minoristas como, restaurantes, panaderías o carnicerías que venden alimentos directamente al consumidor final dentro de un mismo municipio no se inscriben en el RGSEAA, sino en los registros municipales.
IMPORTANCIA DE LA HOMOLOGACIÓN DE PROVEEDORES
Si trabajas con proveedores que están obligados a inscribirse en el RGSEAA y no lo están o lo están en actividades inespecíficas o no reales, podrías ver comprometida la trazabilidad y legalidad de tu propia actividad.
Es tu responsabilidad como operador asegurarte de que toda tu cadena cumple la normativa, por lo que realizar una correcta homologación de tus proveedores al inicio y durante la relación comercial te evitará muchos problemas.
¿QUÉ OCURRE SI NO CUMPLES CON EL REGISTRO SANITARIO?
A lo largo de nuestra experiencia en GHA, hemos constatado múltiples situaciones en las que empresas del sector alimentario han operado al margen de los requisitos del Registro Sanitario, lo que ha derivado en problemas graves.
CASOS REALES
A continuación, recopilamos casos reales, tanto públicos como extraídos de nuestra experiencia técnica:
EMPRESAS NO INSCRITAS REALIZANDO ACTIVIDAD
Ejemplo frecuente: distribuidores que empiezan a almacenar o mover productos sin estar registrados y autorizados.
Consecuencias inmediatas:
- Bloqueo de la comercialización.
- Retirada del producto del mercado.
- Destrucción de lotes por falta de trazabilidad.
👉 Esto conlleva pérdidas económicas y pone en riesgo relaciones comerciales clave.
IMPORTADORES QUE NO NOTIFICAN SU ACTIVIDAD
En varios casos, empresas importadoras no informaron correctamente su actividad a AESAN. Resultado:
- Mercancía retenida en aduanas por Sanidad Exterior.
- Inscripción de urgencia en el RGSEAA.
- Costes por almacenamiento, inspecciones y, en algunos casos, devolución del producto al país de origen.
📉 Una mala planificación puede costarte decenas de miles de euros.
PROVEEDORES CON INSCRIPCIÓN ERRÓNEA
Al realizar homologación de proveedores para nuestros clientes, hemos identificado fabricantes que sí están inscritos en el RGSEAA, pero:
- Están inscritos como distribuidores (clave 40), pero fabrican sin estar autorizados como tal.
- Utilizan una inscripción con clave genérica o inadecuada para la actividad que realizan. Por ejemplo, subclave específica que requiere de autorización.
En estos casos, el operador alimentario se expone a no poder justificar la legalidad de su cadena de suministro.
OTROS CASOS PÚBLICOS DOCUMENTADOS |
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¿QUÉ CONSECUENCIAS TIENE NO CUMPLIR CON EL REGISTRO SANITARIO?
En conclusión, tanto los casos públicos como los detectados en nuestra experiencia, evidencian que NO BASTA CON ESTAR INSCRITO EN EL REGISTRO: es imprescindible hacerlo CORRECTAMENTE para la ACTIVIDAD REAL Y CON COBERTURA PARA TODOS LOS PRODUCTOS que se elaboran o manipulan.
Una inscripción errónea, incompleta o inexistente no es solo un problema administrativo, no cumplir con esta obligación puede derivar en:
💲 Sanciones económicas por parte de las autoridades sanitarias.
⛔ Suspensión o cierre temporal de la actividad.
📉 Pérdida de contratos o clientes, especialmente si trabajas con grandes superficies, exportadores o cadenas de suministro certificadas.
⚠️ Problemas en caso de alertas alimentarias o inspecciones oficiales.
💰 Pérdidas económicas, por gasto de retención de producto o eliminación de producto.
CLAVES Y SUBCLAVES DEL RGSEAA
NO BASTA CON ESTAR INSCRITO, HAY QUE ESTARLO CONFORME LA ACTIVIDAD REAL
Cuando una empresa se inscribe en el RGSEAA, se le asignan una clave y subclave que identifican la naturaleza de su actividad. Esto permite a las autoridades sanitarias saber exactamente qué tipo de operaciones realiza la empresa.
A continuación, ejemplos de claves del RGSEAA:
ℹ️ Una misma empresa puede tener varias claves/subclaves si realiza diferentes actividades. Por ejemplo:
Un distribuidor que almacena producto seco por ejemplo conservas de tomate 🥫, y además almacena carne fresca envasada ❄️🥩 tendrá que inscribirse: en la clave 40 como distribuidor en la actividad de almacenaje polivalente (por las conservas de tomate) y tendrá que inscribirse en la actividad especifica de Almacenamiento frigorífico de productos de origen animal.
COMUNICACIÓN VS AUTORIZACIÓN DE ACTIVIDAD: ¿QUÉ IMPLICA?
Según la clave y subclave que se inscriba en el RGSEAA, y según el riesgo sanitario de la actividad se podrán distinguir aquellas actividades que son de comunicación y aquellas que requieren de autorización:
- Comunicación previa: El inicio de la actividad se puede hacer de forma inmediata tras presentar y ser aceptada la documentación de inscripción.
- Autorización previa: La empresa no puede comenzar la actividad hasta que reciba la resolución favorable tras inspección después de realizar la inscripción. Es decir, se requiere de autorización por parte de sanidad para iniciar la actividad, no vale solo con presentar la documentación de inscripción.
ℹ️ En el ejemplo anterior, la actividad de almacenaje de producto fresco de origen animal ❄️🥩 requiere de una autorización previa antes del inicio de la actividad, mientras que la actividad de almacenaje de producto seco de origen no animal 🥫 solo requerirá de comunicación y se podrá iniciar la actividad una vez presentada y aceptada la documentación de inscripción.
PROCEDIMIENTO DE INSCRIPCIÓN Y MANTENIMIENTO DEL RGSEAA
- Trámite de inscripción en el RGSEAA
Una vez evaluada la necesidad de inscripción y determinadas las actividades que deben registrarse, la solicitud se presenta a través del portal electrónico de la comunidad autónoma correspondiente.
Los pasos generales son los siguientes:
- Certificado digital: La empresa debe disponer de un certificado digital válido para firmar electrónicamente y enviar la solicitud.
- Preparación de la documentación: Es necesario completar los formularios oficiales con los datos de la empresa e indicar claramente las actividades a inscribir. También puede requerirse: plano del establecimiento, descripción de los procesos, etc.
👉 En algunos casos, la administración sanitaria podrá emitir requerimientos para solicitar información o documentación adicional tras la presentación inicial.
- Pago de tasas administrativas: dependiendo de la comunidad autónoma o municipios concretos el pago de tasas se realizará antes o después del envío de la solicitud. Para los que requieren el pago antes del envío se adjuntará al resto de documentación.
💰 El importe puede variar según la CCAA y el tipo de trámite (comunicación o autorización).
❌ Errores comunes al inscribirse:
- No incluir toda la documentación requerida o hacerlo fuera del plazo de presentación tras el requerimiento.
- No inscribirse en la clave o subclaves correctas para la actividad que se desempeña.
- No cumplir con los requisitos sanitarios previos o un sistema de autocontrol adecuado.
- Iniciar una actividad que requiere de autorización sin la aprobación de sanidad.
- Pago de tasas fuera de plazo o importe incorrecto de tasas.
2. Aceptación de la inscripción: inspecciones de autorización
- En caso de actividades de comunicación: se podrá iniciar la actividad. Se recibirá el número de Registro sanitario en el plazo de unas semanas.
- En caso de actividades que requieren autorización: la autoridad realizará una inspección sanitaria para evaluar la adecuación de las instalaciones y del sistema de autocontrol (APPCC y prerrequisitos) establecido para la actividad. Si se cumplen o parcialmente se cumplen las exigencias se otorgará una autorización previa para iniciar la actividad. Se realizará una última inspección para evaluar la resolución de las desviaciones presentadas en la primera inspección y evaluar la implantación del sistema APPCC, en caso favorable se otorgará la autorización plena. Se recibirá el número de Registro sanitario en el plazo de unas semanas.
3. Mantenimiento y actualización del RGSEAA
El RGSEAA no tiene caducidad, pero debe mantenerse vigente mediante el cumplimiento de los siguientes requisitos:
- Sistema de autocontrol actualizado (APPCC y prerrequisitos adaptados a la actividad).
- Cumplimiento de los requisitos higiénico-sanitarios exigidos por la normativa.
- Atención a requerimientos de la autoridad sanitaria durante inspecciones o controles.
Se debe presentar una solicitud de modificación ante cualquier cambio relevante, como:
- Cambio de razón social o titular.
- Cambio de domicilio social o ubicación del establecimiento.
- Incorporación, supresión o modificación de actividades.
- Ampliaciones o reformas significativas de las instalaciones.
Estás a un paso de operar con total seguridad y legalidad con la ayuda de GHA.
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✅ Estudiamos tu actividad para saber si te tienes que inscribir, y en qué claves.
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✅ Preparamos toda la documentación necesaria para la inscripción e inspecciones futuras.
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2 respuestas
Soy Lucía, directora de un Centro de Educación Infantil que ofrece el servicio de comedor a su alumnado a través de catering. Me gustaría saber mis obligaciones relacionadas con la seguridad alimentaria y si debo estar inscrita en algún registro sanitario.
Gracias. Un saludo.
Hola Lucia, como hemos hablado esperamos haberle asesorado correctamente telefónicamente, le resumimos: si que debe tener el Registro Sanitario para controlar al catering (proveedor), Los planes del APPCC y la formación de manipulador de alimentos también necesarios. Nosotros podemos efectuarle este trabajo con garantías. Estamos a su disposición. Sergio